Como sabemos entre los documentos comerciales existe la orden de compra que sirve como respaldo en las operaciones comerciales.
La OC permite comparar el inventario de compras con el de entregas en forma ordenada y precisa (Ej.: si encargas 10 unidades de algo y recibes solo 6, puedes convocar rápidamente a las partes involucradas y detectar responsabilidades). Pero también la OC ofrece ventajas para el proveedor, pues este entrega productos o servicios antes de recibir un pago, por lo que la OC sirve como garantía para cobrarlo.
La Orden de Compra es un documento que acredita el vínculo entre un proveedor (p. ej., de servicios profesionales gráficos) y un comprador (cliente, quien pagará más tarde). Detalla los productos o tareas que el comprador adquiere a un determinado precio, la fecha de entrega y términos de pago.
Desde el punto de vista del comprador, la principal ventaja de este documento es llevar registro y control de inventario, sobre todo si la compra y venta de mercancías se efectúa en gran volumen.
Es efectivamente considerada documento legal y vinculante para el comprador si el vendedor efectúa la entrega según lo pactado.
Si bien la OC tiene validez legal, por tanto es una modalidad contractual entre dos partes. Sin embargo, un contrato de prestación de servicios a honorarios incluye aspectos que exceden a una OC, como p. ej., cláusulas sobre Propiedad Intelectual o derechos (la forma en que puede ser usado un diseño u obra visual).
Por lo mismo puedes manejar ambos por separado o bien integrarlos, es decir fundirlos en un solo documento, que resulta menos engorroso para negociar con clientes.
En caso de diferencias, la OC sirve como prueba de concordancia entre lo que ambas partes acordaron. Dado que un error en la OC no puede ser atribuible al vendedor, es importante que su redacción sea clara y correcta.
Como ajar Orden de Internet
Hoy en día existe software para crear y administrar OC. Además en internet puedes encontrar y descargar plantillas gratuitas. Una búsqueda, a través de cualquier buen motor de búsqueda en internet, dará como resultado muchos software de PO. Algunos de estos programas son muy robustos, y van mucho más allá de la simple redacción de un pedido de compra. Ofrecen seguimiento y una información completa a la pista acerca de lo que sucedió con la compra. Estos sistemas son completos y autónomos paquetes de software. Hay otras formas de hacerlo, pero estos paquetes de software son eficientes y bien pensados.
Plantillas para Microsoft Word y Excel se pueden encontrar en Internet. Estas plantillas permiten a un comprador utilizar el software existente para crear PO. Una plantilla de esta naturaleza hace viable el diseño de una orden de compra de forma fácil. La mayor parte del trabajo ya se ha completado. Los cambios se pueden hacer, pero puede que no sea necesario.
